Employee privacy notice

How [VENUE NAME] uses Yasi for staff administration

[VENUE NAME] uses Yasi (provided by yasi as, Tromsø) to organise our day-to-day staff operations. This note explains what that means for your personal data.

What we register about you in Yasi:

• your name, position and contact details;
• your shift schedule, and your clock-in and clock-out times when you work;
• your hourly rate (visible to management only);
• messages on the internal team feed;
• documents we share with you (for example schedules, menus, routines);
• if you add them yourself in the app: your full legal name, date of birth, nationality, national ID number (fødselsnummer / D-nummer, PESEL or similar), bank account, an emergency contact, and your employment type and position percentage.

Why: to plan and communicate shifts, record working hours as Norwegian law requires, run payroll correctly and share work information with the team. The legal bases are your employment contract and our legal obligations (working-time and bookkeeping rules). Your national ID number is used only for payroll and the reporting the law requires of employers (in Norway the a-melding; personopplysningsloven § 12 allows it where secure identification is needed). Your emergency contact is used only in an emergency at work.

How it is protected: your ID number and bank account are stored encrypted. Only you and the managers who run payroll can see them; they see a masked value, and every time a manager opens the full number it is logged. If someone other than you changes your ID number or bank account, you get a message about it.

Who can see it: managers at [VENUE NAME] see staff scheduling data; colleagues see the published shift plan and team messages. Private messages between you and a colleague are visible only to the two of you; management cannot read them in Yasi. Yasi, our software supplier, stores the data securely on our behalf in the EU and does not use it for its own purposes.

How long we keep it: working-hours and payroll records are kept as long as the law requires (currently five years). When your employment ends, your profile is deactivated; personal data not under legal retention is deleted [within 90 days / on request].

Your rights: you can ask to see the data we hold about you, have mistakes corrected and, where no legal retention applies, have data deleted. Contact [MANAGER NAME / EMAIL]. You can also complain to Datatilsynet (datatilsynet.no).

Signing in to the Yasi Staff app: your personal code (the same one you use on the clock-in tablet) together with a private 6-digit PIN that only you know. You choose the PIN yourself from an invite link; nobody at [VENUE NAME] or at Yasi can see it. If you forget it, the owner can reset your sign-in: you are then signed out on every phone, get a message about it, and choose a new PIN from a fresh invite. Every sign-in, PIN change and reset is recorded (device and time) for 90 days so misuse can be noticed. Do not share your PIN with anyone.

Slik bruker [NAVN PÅ STEDET] Yasi i personaladministrasjonen

[NAVN PÅ STEDET] bruker Yasi (levert av yasi as, Tromsø) til den daglige organiseringen av personalet. Dette skrivet forklarer hva det betyr for dine personopplysninger.

Dette registrerer vi om deg i Yasi:

• navn, stilling og kontaktopplysninger;
• vaktplanen din, og inn- og utstemplingstidspunkt når du jobber;
• timelønnen din (synlig bare for ledelsen);
• meldinger i den interne teamkanalen;
• dokumenter vi deler med deg (for eksempel vaktplaner, menyer, rutiner);
• hvis du legger dem inn selv i appen: fullt navn, fødselsdato, nasjonalitet, fødselsnummer / D-nummer (PESEL eller tilsvarende), bankkonto, en pårørendekontakt, samt ansettelsestype og stillingsprosent.

Hvorfor: for å planlegge og formidle vakter, registrere arbeidstid slik loven krever, kjøre riktig lønn og dele arbeidsinformasjon med teamet. Behandlingsgrunnlaget er arbeidsavtalen din og våre rettslige forpliktelser (arbeidstids- og bokføringsregler). Fødselsnummeret ditt brukes bare til lønn og den rapporteringen loven pålegger arbeidsgivere (a-meldingen; personopplysningsloven § 12 tillater bruk der sikker identifisering er nødvendig). Pårørendekontakten brukes bare ved en nødsituasjon på jobb.

Slik beskyttes opplysningene: fødselsnummer og bankkonto lagres kryptert. Bare du og lederne som kjører lønn kan se dem; de ser en maskert verdi, og hver gang en leder åpner det fulle nummeret, logges det. Hvis noen andre enn deg endrer fødselsnummeret eller bankkontoen din, får du beskjed om det.

Hvem ser hva: ledere hos [NAVN PÅ STEDET] ser vaktplandata; kolleger ser den publiserte vaktplanen og teammeldinger. Private meldinger mellom deg og en kollega er synlige bare for dere to; ledelsen kan ikke lese dem i Yasi. Yasi, vår programvareleverandør, lagrer opplysningene trygt på våre vegne i EU og bruker dem ikke til egne formål.

Hvor lenge vi oppbevarer dem: arbeidstids- og lønnsopplysninger oppbevares så lenge loven krever (for tiden fem år). Når arbeidsforholdet avsluttes, deaktiveres profilen din; personopplysninger uten lovpålagt oppbevaring slettes [innen 90 dager / på forespørsel].

Dine rettigheter: du kan be om innsyn i opplysningene vi har om deg, få feil rettet og, der ingen lovpålagt oppbevaring gjelder, få opplysninger slettet. Kontakt [LEDERS NAVN / E-POST]. Du kan også klage til Datatilsynet (datatilsynet.no).

Innlogging i Yasi Staff-appen: din personlige kode (den samme som på stemplingsnettbrettet) sammen med en privat 6-sifret PIN som bare du kjenner. Du velger PIN-koden selv fra en invitasjonslenke; ingen hos [NAVN PÅ STEDET] eller hos Yasi kan se den. Glemmer du den, kan eieren nullstille innloggingen din: du logges da ut på alle telefoner, får beskjed om det, og velger ny PIN fra en ny invitasjon. Hver innlogging, PIN-endring og nullstilling registreres (enhet og tidspunkt) i 90 dager slik at misbruk kan oppdages. Ikke del PIN-koden med noen.