Et bordbestillingssystem skal gjøre én ting: sørge for at riktig gjest sitter ved riktig bord til riktig tid – uten at noen må ringe, notere på en lapp eller sjekke tre ulike innbokser. Likevel ender mange restauranter opp med et system som er laget for å selge gjesten en «opplevelse», ikke for å hjelpe teamet gjennom en fredagskveld.
Vi driver restaurant selv i Norge, og Yasi ble bygget fordi vi ikke fant noe som passet. Her er det vi ville sett etter hvis vi skulle valgt på nytt.
1. En tidslinje, ikke bare en liste
En liste over dagens bestillinger forteller deg hvem som kommer. En tidslinje forteller deg hvor det blir trangt. Når du ser bordene som rader og tiden bortover, ser du med ett blikk at bord 7 snur for sent til 19:30-bestillingen, eller at kjøkkenet får tolv bestillinger i samme kvarter.
Dette er forskjellen på å oppdage et problem klokken 17 og å oppdage det når gjesten står i døra.
2. Bordkart som ser ut som restauranten din
Teamet ditt tenker ikke i «bord 14». De tenker i «vindusbordet ved baren». Et godt system lar deg tegne opp rommet slik det faktisk er, med rom, bordstørrelser og hvilke bord som kan slås sammen for større selskap. Da kan en ny servitør lære planen på fem minutter.
3. Gjesteprofil med hukommelse
Det er lite som imponerer mer enn å bli husket. Systemet bør automatisk bygge en profil per gjest: antall besøk, allergier, hva de liker, og notater fra teamet («feirer bursdag», «foretrekker rolig bord»). Neste gang samme telefonnummer bestiller, skal informasjonen ligge klar for den som tar imot dem.
4. Nettbestilling som faktisk fungerer på mobil
De fleste bestiller fra telefonen, ofte på vei hjem fra jobb. Bestillingssiden må laste raskt, vise ledige tider tydelig og be om så lite informasjon som mulig. Bekreftelse på e-post med én lenke for å endre eller avbestille sparer deg for de fleste telefonene.
5. Ventelisten er en salgskanal
En fullbooket kveld betyr ikke at du er fullbooket klokken 21. Et system med venteliste som selv gir beskjed når et bord blir ledig, fyller de sene sittingene uten at noen i teamet må ringe rundt.
6. Store selskap skal ikke bestilles som et bord for to
Over en viss størrelse er en bestilling et prosjekt: meny, forskudd, bordoppsett, én kontaktperson. Se etter et system som sender store grupper inn i en egen forespørselsflyt som du kan svare på, i stedet for å la dem booke fire firemannsbord på nettet.
7. Bestilling der gjestene allerede er
Mange gjester vil heller sende en melding enn å fylle ut et skjema. Et system som kan ta imot bestillinger via chat på nettsiden og på WhatsApp – på det språket gjesten skriver – og legge dem rett inn i tidslinjen, tar en stor del av telefontrafikken bort fra baren. Gjesten får svar med en gang, og teamet slipper å avbryte service.
8. Ingen provisjon per gjest
Noen plattformer tar betalt per gjest de «sender» deg – ofte gjester som uansett ville kommet. Med en fast månedspris vet du hva det koster, og gjestelisten er din, ikke plattformens.
9. Én pålogging for hele restauranten
Bestillingssystemet er sjelden det eneste verktøyet ditt. Hvis kassen, vaktplanen, kjøkkenskjermen og gjesteprofilene lever i hvert sitt system, må teamet skrive inn de samme tingene flere ganger, og informasjon går tapt i overgangene. Den største tidsbesparelsen ligger ofte i at alt henger sammen – ikke i noen enkeltfunksjon.
Hva koster et bordbestillingssystem?
I Norge ligger prisene typisk mellom 500 og 3 000 kroner i måneden per restaurant, avhengig av hva som er inkludert. Vær oppmerksom på tre ting: om det er provisjon per gjest, om det koster ekstra å ha bestillingssiden på ditt eget domene, og om du får med gjesteprofiler eller om det er et tillegg.
Yasi Reservations er inkludert i alle våre planer fra 890 kroner i måneden, uten provisjon. Se hva som er med.
Sjekkliste før du velger
- Tidslinje og bordkart, ikke bare en liste
- Gjesteprofiler som bygges automatisk
- Nettbestilling som er rask på mobil, med endre/avbestill-lenke
- Venteliste som fyller ledige bord selv
- Egen flyt for store selskap
- Bestilling via chat og WhatsApp
- Fast pris uten provisjon
- Kan vokse til kasse, vaktplan og kjøkken uten nytt system
Se hvordan Yasi passer restauranten din
Bordbestilling, kasse, kjøkkenskjerm, vaktplan og anmeldelser i ett system – laget i Norge, av folk som driver restaurant selv. Prøv gratis i 14 dager.